Dichiarazione sulla Privacy (UE)

Informativa sulla privacy relativa al trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

1. Titolare del trattamento

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (“GDPR”), il Titolare del trattamento è Last Minute Market Srl Impresa Sociale, con sede legale in Via Francesco Baracca 9/b, 40133 Bologna, Italia, e-mail: info@lastminutemarket.it.

2. Tipologie di dati personali trattati

Attraverso il sito web dedicato alla raccolta delle candidature per il MediterraneanAward, potranno essere raccolti e trattati i seguenti dati personali:

1. dati identificativi del candidato o della persona di contatto che presenta la candidatura (nome, cognome, ruolo);
2. dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono e, ove applicabile, indirizzo postale);
3. informazioni relative all’organizzazione, istituzione o azienda rappresentata;
4. informazioni contenute nella descrizione della buona pratica presentata per il premio;
5. eventuali documenti, immagini, materiali multimediali o altri allegati forniti nell’ambito della candidatura.

Il Titolare del trattamento richiede ai candidati di evitare di inserire categorie particolari di dati personali, ai sensi dell’articolo 9 del GDPR, salvo che ciò sia strettamente necessario ai fini della candidatura.

3. Finalità del trattamento

I dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

1. gestione della procedura di candidatura al Mediterranean Award;
2. verifica dei requisiti di ammissibilità;
3. valutazione delle candidature da parte della commissione di valutazione o degli organismi incaricati;
4. comunicazioni relative allo svolgimento dell’iniziativa (ad esempio conferma di ricezione, richieste di chiarimenti, comunicazione dei risultati);
5. organizzazione delle attività relative alla cerimonia di premiazione e alla promozione dell’iniziativa, ove previsto dal regolamento del premio.

In relazione al trattamento dei dati personali nell’ambito della presente iniziativa non vengono effettuati processi decisionali automatizzati né attività di profilazione ai sensi dell’articolo 22 del GDPR.

4. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali si basa sullo svolgimento delle attività connesse alla partecipazione all’iniziativa e alla gestione della candidatura, nonché sull’eventuale

consenso dell’interessato per specifiche finalità aggiuntive, quali la pubblicazione o la diffusione di informazioni relative alle pratiche premiate.

5. Modalità di trattamento e sicurezza dei dati

I dati personali saranno trattati mediante strumenti elettronici e misure organizzative adeguate a garantire la sicurezza, la riservatezza e la protezione dei dati personali, in conformità ai principi stabiliti dal GDPR.

L’accesso ai dati personali è limitato al personale autorizzato secondo il principio della necessità di conoscenza (need-to-knowbasis). Sono adottate adeguate misure tecniche e organizzative volte a tutelare la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati personali durante tutte le attività di trattamento.

6. Comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali potranno essere comunicati ai soggetti coinvolti nell’organizzazione e nella valutazione del premio, quali membri della commissione giudicatrice, collaboratori o fornitori incaricati di svolgere attività tecniche e organizzative.

Qualora soggetti terzi trattino dati personali per conto del Titolare del trattamento, essi agiranno in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR e saranno vincolati da adeguate garanzie contrattuali e organizzative.

I dati relativi alle candidature premiate potranno essere pubblicati o diffusi, ad esempio attraverso il sito web, materiali informativi, comunicati stampa o altri canali istituzionali di comunicazione, esclusivamente nei limiti stabiliti dal regolamento dell’iniziativa e sulla base di un’adeguata informativa e, ove necessario, del consenso degli interessati.

I dati personali potranno essere trasferiti a organizzazioni partner coinvolte nell’attuazione del Mediterranean Award, comprese quelle situate in Albania, Egitto e Tunisia, nonché, ove necessario, ad altri Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Tali trasferimenti saranno effettuati in conformità al Capo V del GDPR e subordinati all’adozione di adeguate garanzie. Gli interessati potranno richiedere ulteriori informazioni al Titolare del trattamento in merito a tali trasferimenti.

7. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali saranno conservati per il periodo necessario alla gestione della procedura di candidatura. Il periodo esatto di conservazione dipenderà dalla natura dei dati personali trattati e dagli obblighi legali e amministrativi applicabili.

Successivamente, i dati personali saranno conservati per il periodo richiesto dalla normativa vigente o necessario alla tutela dei diritti del Titolare del trattamento.

Al termine del periodo di conservazione applicabile, i dati personali saranno cancellati in modo sicuro o resi anonimi, salvo che un’ulteriore conservazione sia richiesta dalla legge.

8. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, tra cui:

1. ottenere conferma dell’esistenza o meno di un trattamento dei propri dati personali e richiederne l’accesso;
2. richiedere la rettifica o l’aggiornamento dei dati inesatti;
3. richiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dalla normativa applicabile;
4. richiedere la limitazione del trattamento;
5. opporsi al trattamento nei casi previsti dalla legge;
6. richiedere la portabilità dei dati, ove applicabile.

Per esercitare i propri diritti, gli interessati possono contattare il Titolare del trattamento utilizzando i recapiti indicati nella presente Informativa sulla Privacy.

Gli interessati mantengono inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Qualora il trattamento sia basato sul consenso, gli interessati possono revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

9. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati richiesti nel modulo di candidatura è necessario per partecipare al Mediterranean Award. Il mancato conferimento dei dati obbligatori renderà impossibile procedere con la candidatura.

Ai candidati è richiesto di fornire esclusivamente i dati personali strettamente necessari ai fini della candidatura e di evitare di inserire nei materiali della candidatura informazioni personali non necessarie o dati appartenenti a categorie particolari.

10. Aggiornamenti della presente Informativa sulla Privacy

La presente Informativa sulla Privacy potrà essere soggetta ad aggiornamenti. Eventuali modifiche saranno pubblicate sul sito web dedicato all’iniziativa.

Data di aggiornamento: 20 luglio 2026

Privacy Notice on the Processing of Personal Data pursuant to Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR)

1. Data Controller

Pursuant to Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data (“GDPR”), the Data Controller is Last Minute MarketSrl Impresa Sociale, with registered office at Via Francesco Baracca 9/b, 40133 Bologna, Italy, e-mail: info@lastminutemarket.it.

2. Types of Personal Data Processed

Through the website dedicated to collecting applications for the Mediterranean Award, the following personal data may be collected and processed:

1. identification data of the candidate or the contact person submitting the application (first name, surname, role);
2. contact details (e-mail address, telephone number, and, where applicable, postal address);
3. information relating to the organisation, institution, or company represented;
4. information contained in the description of the good practice submitted for the award;
5. any documents, images, multimedia materials, or other attachments provided as part of the application.

The Data Controller requests that applicants refrain from including special categories of personal data, within the meaning of Article 9 of the GDPR, unless strictly necessary for the purposes of the application.

3. Purposes of the Processing

Personal data will be processed for the following purposes:

1. management of the application procedure for the Mediterranean Award;
2. verification of eligibility requirements;
3. assessment of applications by the evaluation committee or appointed bodies;
4. communications relating to the implementation of the initiative (e.g. confirmation of receipt, requests for clarification, notification of results);
5. organisation of activities related to the award ceremony and promotion of the initiative, where provided for by the award rules.

No automated decision-making or profiling, within the meaning of Article 22 of the GDPR, is carried out in relation to the processing of personal data under this initiative.

4. Legal Basis for Processing

The processing of personal data is based on the performance of activities related to participation in the initiative and the management of the application, as well as on the

possible consent of the data subject for specific additional purposes, such as the publication or dissemination of information relating to awarded practices.

5. Processing Methods and Data Security

Personal data will be processed using electronic tools and organisational measures appropriate to ensure the security, confidentiality, and protection of personal data, in compliance with the principles established by the GDPR.

Access to personal data is restricted to authorised personnel on a need-to-know basis. Appropriate technical and organisational measures are implemented to safeguard the confidentiality, integrity and availability of personal data throughout the processing activities.

6. Communication and Dissemination of Data

Personal data may be communicated to parties involved in the organisation and evaluation of the award, such as members of the judging committee, collaborators, or suppliers appointed to carry out technical and organisational activities.

Where third parties process personal data on behalf of the Data Controller, they shall act as data processors pursuant to Article 28 of the GDPR and shall be bound by appropriate contractual and organisational safeguards.

Data relating to awarded applications may be published or disseminated, for example through the website, informational materials, press releases, or other institutional communication channels, exclusively within the limits established by the rules of the initiative and on the basis of appropriate information and, where necessary, the consent of the data subjects.

Personal data may be transferred to partner organisations involved in the implementation of the Mediterranean Award, including those located in Albania, Egypt and Tunisia, as well as, where necessary, to other countries outside the European Economic Area. Any such transfers will be carried out in accordance with Chapter V of the GDPR and subject to appropriate safeguards. Data subjects may request further information from the Data Controller regarding such transfers.

7. Data Retention Period

 Personal data will be retained for the period necessary to manage the application procedure. The exact retention period will depend on the nature of the personal data processed and the applicable legal and administrative requirements. Personal data will subsequently be retained for the period required by applicable legislation or necessary for the protection of the rights of the Data Controller. At the end of the applicable retention period, personal data will be securely deleted or anonymised, unless further retention is required by law.

8. Rights of Data Subjects

Data subjects may exercise the rights provided for under Articles 15 et seq. of the GDPR, including:

• obtaining confirmation as to whether their personal data are being processed and requesting access to such data;
• requesting the rectification or updating of inaccurate data;
• requesting the deletion of data in the cases provided for by applicable legislation;
• requesting the restriction of processing;
• objecting to processing in the cases provided for by law;
• requesting data portability, where applicable.

To exercise their rights, data subjects may contact the Data Controller using the contact details provided in this Privacy Notice.

Data subjects also retain the right to lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority (Garante per la protezione dei dati personali).

Where processing is based on consent, data subjects may withdraw their consent at any time without affecting the lawfulness of processing carried out prior to its withdrawal.

9. Provision of Data

The provision of the data requested in the application form is necessary to participate in the Mediterranean Award. Failure to provide mandatory data will make it impossible to proceed with the application.

Applicants are requested to provide only the personal data strictly necessary for the purposes of the application and to avoid including unnecessary or sensitive personal information in the application materials.

10. Updates to this Privacy Notice

This Privacy Notice may be subject to updates. Any amendments will be published on the website dedicated to the initiative.

Date of update: 20 July 2026